Disclaimer & privacy

SOOF Finance vindt een goede omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarvoor we dat doen, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren. Onderaan staat de disclaimer die geldt voor het gebruik van deze website.

Deze verklaring geldt voor SOOF B.V., SOOF Nederland B.V., SOOF Factoring B.V. en SOOF Finance B.V., hierna samen "SOOF".

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

SOOF geldt als verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Je bereikt ons via:

• Telefoon: +31 (0)6 51 950 524
• E-mail: jvanaalst@sooffactoring.nl
• Postadres: Schuitegatstraat 37, 2225 MD Katwijk

Voor wie deze verklaring geldt

We verwerken persoonsgegevens van vier groepen:

• Klanten en aanvragers, en hun contactpersonen, bestuurders en uiteindelijk belanghebbenden
• Debiteuren van onze klanten, en hun contactpersonen
• Accountants, intermediairs en adviseurs met wie we samenwerken
• Bezoekers van onze website, waaronder iedereen die de Quickscan of een formulier invult

Welke persoonsgegevens we verwerken

Van jou als klant of aanvrager

• Voor- en achternaam, functie en contactgegevens zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum en gegevens van je identiteitsbewijs, voor zover we die wettelijk moeten vaststellen
• IBAN, betalingsgegevens en betalingsgeschiedenis
• Financiële gegevens over je onderneming, zoals jaarrekeningen, tussentijdse cijfers, debiteurenlijsten, voorraadlijsten en taxatierapporten
• Gegevens over bestaande financieringen en zekerheden, waaronder verpandingen bij je bank
• Kredietinformatie
• De inhoud van correspondentie, en de facturen en overeenkomsten die je ons stuurt
• De antwoorden die je invult in de Quickscan of in een aanvraag- of contactformulier

Van debiteuren van onze klanten

• Naam, adres en contactgegevens van de debiteur en diens contactpersonen
• Factuur- en vorderingsgegevens
• Betalingsgedrag en betalingsgeschiedenis
• Kredietinformatie
• Correspondentie over de vordering

Van bezoekers van onze website

• IP-adres, internetbrowser en apparaattype
• Gegevens over je activiteiten op de website, bijvoorbeeld je klikgedrag
• De gegevens die je zelf achterlaat in een formulier

Rondom onze kantoren

• Beelden van de camera's aan de buitenzijde van onze kantoren

Zijn deze gegevens noodzakelijk voor het sluiten of de uitvoering van een overeenkomst, dan is het een vereiste dat je ze aan ons verstrekt. Verstrek je ze niet, dan kunnen we een goede uitvoering van de overeenkomst niet garanderen. Is een verwerking wettelijk verplicht, dan informeren we je daarover en over de gevolgen als je die gegevens niet verstrekt.

Naast wat je zelf aanlevert, kunnen we gegevens verkrijgen uit het Handelsregister, het Kadaster en andere openbare bronnen. Ook ontvangen we van onze klanten persoonsgegevens van hun debiteuren.

Waarvoor we je persoonsgegevens verwerken

Contact en informatieverzoeken

We gebruiken je gegevens om de door jou opgevraagde informatie te sturen, contact met je te houden over je aanvraag of overeenkomst, en om vragen en klachten af te handelen.

Beoordeling van een financieringsaanvraag

We beoordelen of en hoe we je kunnen financieren. Denk aan het analyseren van je cijfers, het beoordelen van je debiteurenportefeuille, het vaststellen van de waarde van je voorraad of vastgoed, en het beoordelen van je kredietwaardigheid. Dit geldt ook voor de gegevens die je achterlaat in de Quickscan.

Uitvoering van de overeenkomst

Per financieringsvorm verwerken we je gegevens voor:

• Factoring: het controleren van de door jou aangeleverde vorderingen, het volledig of gedeeltelijk overnemen en bevoorschotten daarvan, en het kopen of terugverkopen van een vordering als dat met je is overeengekomen
• Voorraadfinanciering: het vaststellen en periodiek toetsen van de voorraadwaarde op basis van je voorraadlijsten en rapportages
• Bedrijfslening: het verstrekken en administreren van de lening, de aflossingen en de rente

Combineer je meerdere financieringsvormen, dan verwerken we je gegevens ook om de samenhang daartussen te bewaken.

Zekerheden en het overnemen van bestaande verpanding

Staan je debiteuren, voorraad of vastgoed al als zekerheid bij je bank, dan coördineren we de overname van die verpanding. Daarvoor wisselen we gegevens uit met je bank en met de betrokken adviseurs, en leggen we zekerheden vast.

Debiteurenbeheer en incasso van overgenomen vorderingen

We verwerken persoonsgegevens voor het versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen aan debiteuren, het telefonisch herinneren van een debiteur aan een openstaande vordering, en het laten uitvoeren of coördineren van een gerechtelijke incassoprocedure.

Controleren van de kredietwaardigheid van debiteuren

We voeren, zo nodig met hulp van derden, controles uit op debiteuren. Zo bepalen we of we het debiteurenrisico van jou overnemen, of het verstandig is een gerechtelijke incassoprocedure te starten, en of we je moeten informeren over een verhoogd debiteurenrisico.

Kredietverzekering

Bij factoring werken we met een kredietverzekering. Daarvoor delen we gegevens over jou en je debiteuren met de kredietverzekeraar.

Identificatie, sanctie- en fraudecontrole

We stellen de identiteit vast van klanten, hun bestuurders en uiteindelijk belanghebbenden, en voeren controles uit tegen sanctielijsten en fraudedatabases. Dat doen we om te voldoen aan wet- en regelgeving en om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan.

Analyse van je websitegebruik

We analyseren hoe je onze website gebruikt om die te verbeteren, en om informatie te tonen die voor jou relevant is.

Direct marketing

We gebruiken je gegevens om je nieuwsbrieven, uitnodigingen, enquêtes en informatie over onze dienstverlening te sturen via e-mail, telefoon of post.

Anoniem statistisch onderzoek

We gebruiken geanonimiseerde gegevens uit ons klantenbestand en van ons websitegebruik voor onderzoek naar algemene trends. Het gaat hier alleen om gegevens die niet te herleiden zijn tot een individu. Op basis daarvan verbeteren we onze dienstverlening en onze website.

Wettelijke verplichting

We verstrekken informatie over jou aan derden als we daartoe verplicht zijn op grond van wet- of regelgeving. Denk aan opsporingsinstanties, toezichthouders en de Belastingdienst.

Bedrijfsbeveiliging

Aan de buitenzijde van onze kantoren maken we camerabeelden. Dat doen we om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot het kantoor en om onze eigendommen te beveiligen.

Op basis van welke grondslag we verwerken

We verwerken je persoonsgegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn, en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit of hebt gesloten. Daarnaast verwerken we gegevens voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Dat belang is juridisch, financieel of zakelijk van aard. We hebben onder meer in deze situaties een gerechtvaardigd belang:

• het beoordelen van een financieringsaanvraag en het uitvoeren van risicoanalyses
• het beoordelen van de kredietwaardigheid van jou of van een debiteur
• het vestigen, beheren en overnemen van zekerheden, en de afstemming daarover met je bank
• het voorkomen en opsporen van fraude
• het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten
• het sturen van informatie over onze andere diensten aan bestaande klanten
• het presenteren van relevante inhoud op onze website
• de verdediging tegen juridische aanspraken
• het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten en het beveiligen van onze eigendommen

Enkele gegevens verwerken we omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor analytische en marketingcookies en voor onze nieuwsbrief. Je hebt het recht die toestemming op ieder moment in te trekken. Dat raakt niet de rechtmatigheid van de verwerking van vóór de intrekking.

Delen van persoonsgegevens met derden

Voor de in deze verklaring beschreven doeleinden delen we persoonsgegevens binnen de groep van SOOF.

Daarnaast delen we gegevens met derden, alleen voor de hierboven genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de genoemde grondslagen. Het gaat om deze categorieën:

• je bank en andere bestaande financiers, als we een bestaande verpanding overnemen of nieuwe zekerheden vestigen
• kredietverzekeraars
• taxateurs en voorraadcontroleurs, voor het vaststellen van de waarde van voorraad of vastgoed
• notarissen, accountants, advocaten en andere adviseurs, voor zover nodig voor de uitvoering van de overeenkomst
• kredietinformatiebureaus en instanties voor kredietwaardigheids-, sanctie- en antifraudecontroles
• incassopartners, deurwaarders en gerechtelijke instanties bij het incasseren van een vordering
• ICT-leveranciers, hostingpartijen en het bureau dat onze website beheert
• leveranciers op het gebied van communicatie en marketingdistributie

Voor het overige verstrekken we jouw persoonsgegevens alleen aan derden met jouw voorafgaande toestemming, als dat noodzakelijk is voor de behartiging van ons belang, of als we daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving. Zo is het mogelijk dat de politie gegevens bij ons opvraagt in het kader van een fraudeonderzoek. In dat geval zijn we wettelijk verplicht die gegevens te verstrekken.

Derden aan wie we jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. We zijn niet verantwoordelijk en niet aansprakelijk voor de verwerking door deze derden. Verwerkt een derde jouw gegevens ten behoeve van ons, in de hoedanigheid van verwerker, dan sluiten we met die partij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten uit de AVG.

We geven jouw persoonsgegevens niet door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie.

Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken. Analytische en marketingcookies plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft. Je past je keuze op elk moment aan via de cookie-instellingen op de website.

Beveiliging van je persoonsgegevens

We nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Alleen de mensen die je gegevens nodig hebben, hebben er toegang toe. Die toegang is afgeschermd, onze website is beveiligd met technieken zoals firewalls, en onze maatregelen worden regelmatig door externe partijen gecontroleerd.

Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via jvanaalst@sooffactoring.nl.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen in deze verklaring, of dan wettelijk verplicht is. Concreet:

• Klantgegevens: tot 2 jaar nadat het dossier is afgesloten. We sluiten een dossier af na opzegging, of nadat we hebben vastgesteld dat de relatie inactief is. Bij factoring is dat het geval als er langer dan 6 maanden geen vorderingen zijn aangeboden. Bij voorraadfinanciering en een bedrijfslening is dat na afloop of volledige aflossing van de financiering. In beide gevallen geldt dat er geen lopende vorderingen of verplichtingen meer zijn.
• Gegevens die samenhangen met vorderingen en met onze administratie: 7 jaar op grond van de wettelijke bewaarplicht, en daarna verwijderd binnen een jaar
• Gegevens uit een aanvraag of Quickscan die niet tot een overeenkomst leidt: 12 maanden
• Identificatiegegevens die we wettelijk moeten vastleggen: de termijn die de wet daarvoor voorschrijft
• Gegevens voor direct marketing: totdat je je toestemming intrekt of bezwaar maakt
• Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij er een incident op is vastgelegd

Je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht te verzoeken om beperking van de verwerking, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat laatste betekent dat je kunt vragen om je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, of om die over te dragen aan een organisatie die jij noemt.

Wil je een beroep doen op een van je rechten? Stuur je verzoek naar jvanaalst@sooffactoring.nl. Onze overige gegevens vind je op de contactpagina.

Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen jezelf te identificeren met een kopie van een geldig legitimatiebewijs voordat we je verzoek behandelen. Scherm in die kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer af. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de KopieID-app van de overheid. Dat is ter bescherming van je eigen privacy.

We reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en uiterlijk binnen één maand. Gaat je klacht over onze dienstverlening, dan behandelen we die via onze klachtenregeling. Gaat het over de verwerking van je persoonsgegevens en komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het tipformulier van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Een financieringsaanvraag wordt altijd door een mens beoordeeld. Ook de uitkomst van de Quickscan is een indicatie, geen besluit.

Wijzigingen in deze verklaring

We behouden ons het recht voor deze verklaring eenzijdig te wijzigen door deze pagina aan te passen. Raadpleeg deze pagina daarom regelmatig. Bij een wezenlijke wijziging volgt een duidelijke kennisgeving via onze website.

Disclaimer

Informatie op deze website

We stellen de inhoud van deze website met zorg samen. Toch kunnen we niet garanderen dat alle informatie op elk moment volledig, juist en actueel is.

Geen advies en geen aanbod

Niets op deze website is financieel, fiscaal of juridisch advies, en niets is een aanbod. Aan genoemde bedragen, percentages, voorbeelden, cases en aan de uitkomst van de Quickscan kun je geen rechten ontlenen. Een financiering komt pas tot stand na een schriftelijke overeenkomst. Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.

Cases

De cases op deze website zijn gebaseerd op situaties uit onze praktijk en worden geanonimiseerd gepubliceerd. Namen, bedrijven, bedragen en andere details zijn aangepast, zodat ze niet herleidbaar zijn naar individuele klanten. Een case beschrijft één situatie en zegt niets over het resultaat in jouw geval.

Klantuitspraken

De klantuitspraken op deze website zijn afkomstig van klanten van SOOF en met hun toestemming geplaatst. Ze beschrijven een individuele situatie en zeggen niets over het resultaat in jouw geval.

Links naar andere websites

Deze website bevat links naar websites van derden. We hebben geen invloed op de inhoud en het privacybeleid daarvan en zijn daarvoor niet verantwoordelijk.

Intellectueel eigendom

Alle teksten, beeld, logo's en vormgeving op deze website zijn eigendom van SOOF of van onze licentiegevers. Overname of hergebruik mag alleen met onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

Aansprakelijkheid

We zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van deze website of uit het tijdelijk niet beschikbaar zijn ervan, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van SOOF.