Debiteurenbeheer: waarom het je liquiditeit direct raakt

Wat debiteurenbeheer precies is

Debiteurenbeheer is alles wat je doet om je facturen betaald te krijgen. Het begint bij de kredietcheck vooraf en eindigt bij de incasso.

Daartussen zit het echte werk: correct factureren, termijnen vastleggen, opvolgen. Het is een proces vanaf de opdracht, geen boekhoudtaak achteraf.

Waarom het je werkkapitaal direct raakt

Elke dag dat een factuur openstaat, financier je je klant. Dat geld zit vast in je debiteurenpositie.

Bij groeiende omzet groeit die post mee. Je verkoopt meer, en tegelijk daalt je vrije kasruimte.

Loopt de betaaltermijn structureel op, dan raakt dat je inkoopkracht. Je betaalt leveranciers later en verliest onderhandelingsruimte.

In het uiterste geval loopt een bedrijf met een volle orderportefeuille vast op zijn eigen debiteuren.

Zes dingen die je nu kunt vastleggen

1. Controleer de kredietwaardigheid voordat je levert. Het handelsregister van de KVK laat zien wie mag tekenen en hoe het bedrijf ervoor staat.
2. Leg de betaaltermijn vast in offerte, opdrachtbevestiging en algemene voorwaarden. Zet hem ook op de factuur zelf.
3. Neem een eigendomsvoorbehoud op. Je blijft eigenaar van het geleverde tot de klant betaalt.
4. Factureer zoals je klant het nodig heeft. Een ontbrekende urenstaat, kostenplaats of inkoopordernummer is genoeg om een factuur weken te laten liggen.
5. Werk bij lange trajecten met deelfacturen per maand of per mijlpaal. Zo loopt je voorfinanciering niet op tot het einde van het project.
6. Bel op de dag dat de termijn verstrijkt. Je hoort dan direct of het om een klacht, een zoekgeraakte factuur of onwil gaat.

Wat je doet als de termijn verstrijkt

Een vaste opvolgroute voorkomt willekeur in je debiteurenbeheer.

1. Betalingsherinnering op de dag dat de termijn verstrijkt. Kort en feitelijk, met de factuur eronder.
2. Telefonisch contact na een week. Vraag naar de reden en leg de nieuwe betaalafspraak schriftelijk vast.
3. Formele aanmaning als die afspraak niet wordt nagekomen. Noem de gevolgen en de termijn.
4. Overdracht aan een incassobureau of deurwaarder. Vanaf dat moment is de klantrelatie een dossier.

Leg deze route een keer vast en laat iedereen hem volgen. Dan hangt de opvolging niet af van wie er die week op de administratie zit.

Wat de wettelijke betaaltermijn zegt

Spreek je niets af, dan geldt bij zakelijke facturen een betaaltermijn van 30 dagen.

Een langere termijn mag je afspreken tot maximaal 60 dagen.

Levert een MKB-bedrijf aan een grote onderneming, dan is 30 dagen het wettelijk maximum.

Zet de termijn dus expliciet in je voorwaarden. Anders val je terug op de wettelijke regel en niet op je eigen planning.

Wanneer uitbesteden logisch wordt

Op een bepaald punt helpt scherper opvolgen niet meer. Je debiteurenpositie is dan simpelweg te groot voor je kasruimte.

Bij factoring gaat je volledige debiteurenportefeuille over naar de financier. Je krijgt het factuurbedrag uitgekeerd, minus een afgesproken vergoeding.

SOOF Finance neemt daarbij ook het debiteurenbeheer over. Het kredietrisico op je debiteuren wordt gedekt via een kredietverzekering.

Dat werkt alleen met de volledige portefeuille. Losse facturen verkopen doet SOOF niet.

Wil je weten of je positie groot genoeg is? Doe de quickscan of lees wat is factoring.